Zarządzanie klientami i produktami
Zbuduj bazę swoich klientów i produktów, aby przyspieszyć proces wystawiania faktur. Zapisz raz, korzystaj wielokrotnie!
1. Baza klientów
Baza klientów to centralny rejestr wszystkich Twoich kontrahentów. Dzięki niej nie musisz za każdym razem przepisywać danych klienta - wystarczy wybrać z listy.
Korzyści z bazy klientów:
- ✓ Szybkie wystawianie faktur
- ✓ Eliminacja błędów w danych
- ✓ Historia transakcji z klientem
- ✓ Notatki i uwagi o kliencie
- ✓ Przegląd zaległości płatniczych
Przechowywane dane:
- • Nazwa firmy / Imię nazwisko
- • NIP
- • Adres pełny
- • Email i telefon
- • Dodatkowe informacje
💡 Inteligentne wyszukiwanie
System automatycznie podpowiada klientów podczas wpisywania na fakturze. Możesz wyszukiwać po nazwie, NIP, mieście lub dowolnym fragmencie danych.
Zrzut ekranu: Lista klientów z opcjami wyszukiwania
2. Dodawanie nowego klienta
Dodanie klienta to prosty proces, który zajmuje zaledwie kilka sekund. Możesz to zrobić bezpośrednio podczas wystawiania faktury lub z poziomu listy klientów.
Krok po kroku:
-
Przejdź do listy klientów
Menu główne → Klienci lub bezpośrednio z formularza faktury -
Kliknij "Dodaj klienta"
Znajduje się w prawym górnym rogu -
Wypełnij formularz
Wszystkie pola oznaczone gwiazdką są wymagane -
Zapisz
Klient zostanie dodany do bazy i będzie dostępny na fakturach
Wymagane pola:
Dla firm:
- • Nazwa firmy
- • NIP
- • Ulica i numer
- • Kod pocztowy
- • Miasto
Dla osób fizycznych:
- • Imię i nazwisko
- • Adres (ulica, numer)
- • Kod pocztowy
- • Miasto
- • NIP (opcjonalnie)
🚀 Szybkie dodawanie
Podczas tworzenia faktury możesz dodać nowego klienta bez opuszczania formularza. System automatycznie podstawi dane na fakturze.
Zrzut ekranu: Formularz dodawania klienta
3. Edycja i usuwanie klientów
Edycja danych klienta:
Dane klientów można w każdej chwili zaktualizować. Zmiany nie wpłyną na już wystawione faktury - zachowają one dane historyczne.
- • Kliknij na nazwę klienta z listy
- • Wybierz "Edytuj"
- • Wprowadź zmiany
- • Zapisz - nowe dane będą używane na przyszłych fakturach
Usuwanie klientów:
⚠️ Ważne informacje
Nie możesz usunąć klienta, który ma wystawione faktury. Zamiast tego możesz:
- • Oznaczyć klienta jako "Nieaktywny"
- • Dodać notatkę o zakończeniu współpracy
- • Ukryć klienta z głównej listy
Historia współpracy:
W karcie klienta znajdziesz pełną historię wystawionych faktur, łączne obroty oraz statystyki płatności.
Zrzut ekranu: Karta klienta z historią faktur
4. Baza produktów i usług
Baza produktów to katalog wszystkich towarów i usług, które oferujesz. Zapisz raz szczegóły produktu, a następnie dodawaj go do faktur jednym kliknięciem.
Co możesz zapisać:
- ✓ Nazwa produktu/usługi
- ✓ Cena domyślna
- ✓ Jednostka miary
- ✓ Stawka VAT
- ✓ Opis szczegółowy
- ✓ Kod PKWiU/GTU
Przykłady zastosowania:
- • Usługi programistyczne
- • Konsultacje biznesowe
- • Sprzedaż produktów
- • Usługi graficzne
- • Szkolenia i warsztaty
- • Wynajem sprzętu
💡 Automatyczne uzupełnianie
Podczas dodawania pozycji na fakturze, system automatycznie podpowiada produkty z bazy. Wystarczy zacząć wpisywać nazwę!
Zrzut ekranu: Lista produktów w bazie
5. Dodawanie produktów
Formularz produktu:
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Nazwa | Nazwa produktu lub usługi | ✓ Tak |
| Cena netto | Domyślna cena za jednostkę | ✓ Tak |
| Jednostka | szt., godz., kg, m², usługa | ✓ Tak |
| Stawka VAT | 23%, 8%, 5%, 0%, zw. | ✓ Tak |
| Opis | Szczegółowy opis produktu | Nie |
| PKWiU | Kod klasyfikacji | Nie |
Szybkie dodawanie z faktury:
Nie musisz wcześniej tworzyć bazy produktów. Podczas wystawiania faktury możesz zapisać pozycję jako produkt do ponownego użycia.
- Wypełnij pozycję na fakturze
- Zaznacz checkbox "Zapisz jako produkt"
- Produkt zostanie dodany do bazy automatycznie
Zrzut ekranu: Formularz dodawania produktu
6. Kategorie i organizacja
Jeśli masz wiele produktów, możesz je uporządkować w kategorie. To ułatwia wyszukiwanie i zarządzanie katalogiem.
Przykładowe kategorie:
Usługi IT
- • Programowanie
- • Hosting
- • Konsultacje
Marketing
- • Grafika
- • Social Media
- • SEO/SEM
Szkolenia
- • Warsztaty online
- • Kursy
- • Mentoring
💡 Filtrowanie
Możesz filtrować produkty według kategorii, co znacznie przyspiesza ich znajdowanie podczas wystawiania faktur.
Zrzut ekranu: Produkty pogrupowane w kategorie
7. Import i eksport danych
Import danych:
Jeśli masz już bazę klientów lub produktów w innym systemie, możesz je zaimportować za pomocą pliku CSV lub Excel.
Jak importować dane:
- Pobierz szablon pliku CSV
- Wypełnij dane według wzoru
- Wczytaj plik w systemie
- Sprawdź podgląd importu
- Zatwierdź - dane zostaną dodane do bazy
Eksport danych:
Możesz wyeksportować swoją bazę klientów i produktów do pliku CSV/Excel w dowolnym momencie. To przydatne do:
- • Tworzenia kopii zapasowych
- • Analizy danych w arkuszu kalkulacyjnym
- • Migracji do innego systemu
- • Przygotowania raportów
⚠️ Bezpieczeństwo danych
Wszystkie dane są szyfrowane i przechowywane bezpiecznie. Regularne eksporty to dobra praktyka tworzenia kopii zapasowych.
Zrzut ekranu: Opcje importu i eksportu danych
Zbuduj swoją bazę już dziś!
Zacznij gromadzić dane klientów i produktów, aby znacznie przyspieszyć proces wystawiania faktur w przyszłości.