Zarządzanie fakturami - kompletny przewodnik
Po wystawieniu faktury możesz ją w pełni zarządzać: śledzić statusy, oznaczać płatności, tworzyć korekty i wiele więcej. Poznaj wszystkie możliwości systemu SmartJDG.
1. Lista i wyszukiwanie faktur
Panel zarządzania fakturami daje Ci pełen przegląd wszystkich wystawionych dokumentów. Możesz łatwo wyszukiwać, filtrować i sortować faktury.
Dostępne filtry:
Wyszukiwanie
- • Po numerze faktury
- • Po nazwie klienta
- • Po NIP klienta
- • Po kwocie
Filtrowanie
- • Status płatności
- • Typ faktury (VAT, proforma, korekta)
- • Zakres dat
- • Termin płatności
💡 Szybkie wyszukiwanie
Możesz użyć skrótów klawiszowych: Ctrl+F aby szybko przejść do wyszukiwarki faktur.
Zrzut ekranu: Lista faktur z filtrami
2. Statusy płatności
System pozwala na śledzenie statusu każdej faktury. Możesz oznaczyć fakturę jako opłaconą, nieopłaconą lub częściowo opłaconą.
Nieopłacona
Faktura oczekuje na płatność. System automatycznie powiadomi o zbliżającym się terminie.
Częściowo opłacona
Klient wpłacił część kwoty. Możesz określić dokładną wpłaconą kwotę.
Opłacona
Płatność została zrealizowana w całości. Możesz dodać datę wpłaty.
Jak oznaczyć fakturę jako opłaconą:
- Przejdź do szczegółów faktury
- Kliknij przycisk "Oznacz jako opłaconą"
- Opcjonalnie: dodaj datę wpłaty
- Zapisz zmiany
🔔 Przypomnienia
System może automatycznie przypominać o zbliżających się terminach płatności i przeterminowanych fakturach.
Zrzut ekranu: Zmiana statusu płatności faktury
3. Edycja i usuwanie faktur
⚠️ Ważne informacje prawne
Zgodnie z przepisami, faktury VAT nie powinny być edytowane po wystawieniu. W przypadku błędów należy wystawić fakturę korygującą.
Kiedy można edytować fakturę:
- • Faktura nie została jeszcze wysłana do klienta
- • Faktura jest w statusie "Wersja robocza"
- • Faktura proforma (zawsze można edytować)
Usuwanie faktur:
Faktury można usunąć tylko jeśli nie zostały wysłane do klienta. Po usunięciu numer faktury zostanie zapisany jako "anulowany" aby zachować ciągłość numeracji.
Zrzut ekranu: Opcje edycji i usuwania faktury
4. Faktury korygujące
Faktura korygująca służy do poprawiania błędów w już wystawionych fakturach VAT. Jest to jedyny właściwy sposób zmiany danych na fakturze.
Kiedy wystawić fakturę korygującą:
Błędy w danych
- • Nieprawidłowa cena
- • Zła ilość towaru
- • Błędna stawka VAT
- • Pomyłka w opisie
Udzielone rabaty
- • Rabat po wystawieniu
- • Zwrot towaru
- • Reklamacja
- • Upust negocjowany
Jak wystawić fakturę korygującą:
- Otwórz oryginalną fakturę w systemie
- Kliknij przycisk "Utwórz korektę"
- System automatycznie skopiuje dane z oryginału
- Wprowadź poprawione wartości
- System automatycznie obliczy różnice
- Dodaj przyczynę korekty
- Wygeneruj PDF
💡 Automatyczne obliczenia
System automatycznie obliczy różnicę między fakturą oryginalną a korektą, wyświetlając kwoty do zwrotu lub dopłaty.
Zrzut ekranu: Tworzenie faktury korygującej
5. Faktury proforma
Faktura proforma to dokument informacyjny wystawiany przed realizacją transakcji. Nie jest to dokument księgowy i nie wymaga numeracji VAT.
Zastosowanie faktury proforma:
- • Zapytanie ofertowe - przedstawienie kosztów przed realizacją zamówienia
- • Zaliczki - prośba o przedpłatę przed wysyłką towaru
- • Import/eksport - dokumentacja celna
- • Wycena - przedstawienie szczegółowych kosztów klientowi
Konwersja na fakturę VAT:
Po otrzymaniu płatności możesz łatwo przekonwertować fakturę proforma na fakturę VAT. System automatycznie przeniesie wszystkie dane.
- Otwórz fakturę proforma
- Kliknij "Utwórz fakturę VAT na podstawie proformy"
- Sprawdź dane i zatwierdź
- Faktura VAT zostanie wygenerowana z odpowiednim numerem
Zrzut ekranu: Faktura proforma i konwersja na VAT
6. Wysyłka faktur mailem
System pozwala na bezpośrednie wysyłanie faktur do klientów za pomocą poczty elektronicznej. Faktura jest automatycznie dołączana jako załącznik PDF.
Jak wysłać fakturę mailem:
- Otwórz szczegóły faktury
- Kliknij przycisk "Wyślij email"
- Sprawdź adres email klienta
- Opcjonalnie: edytuj treść wiadomości
- Kliknij "Wyślij"
Szablon wiadomości email:
Temat: Faktura VAT nr [NUMER]
Dzień dobry,
W załączeniu przesyłam fakturę VAT nr [NUMER] na kwotę [KWOTA] PLN.
Termin płatności: [DATA]
Pozdrawiam,
[FIRMA]
Możesz dostosować szablon w ustawieniach konta.
Zrzut ekranu: Formularz wysyłki faktury mailem
7. Eksport do CSV/Excel
Możesz eksportować listę faktur do pliku CSV lub Excel, co ułatwia analizę w programach księgowych lub arkuszach kalkulacyjnych.
Eksportowane dane zawierają:
- ✓ Numer faktury
- ✓ Data wystawienia
- ✓ Data sprzedaży
- ✓ Termin płatności
- ✓ Dane klienta
- ✓ Kwota netto
- ✓ Kwota VAT
- ✓ Kwota brutto
- ✓ Status płatności
- ✓ Metoda płatności
💡 Integracja z programami księgowymi
Wyeksportowane dane można łatwo zaimportować do większości programów księgowych i systemów ERP.
Zrzut ekranu: Opcje eksportu faktur
8. Numeracja faktur
System automatycznie numeruje faktury zgodnie z polskimi przepisami. Numeracja jest ciągła i nie można jej zmienić po wystawieniu faktury.
Format numeracji:
FV/[NUMER]/[MIESIĄC]/[ROK]
Przykład: FV/001/12/2024
Możliwości dostosowania:
- • Zmiana prefiksu (domyślnie "FV")
- • Resetowanie numeracji co miesiąc/rok
- • Dodanie własnych elementów do numeru
- • Osobna numeracja dla różnych typów faktur
⚠️ Ważne
Zmiana schematu numeracji powinna być dokonana na początku okresu rozliczeniowego. Nie można zmieniać numeracji w trakcie roku.
Zrzut ekranu: Ustawienia numeracji faktur
Chcesz w pełni wykorzystać system faktur?
Zarejestruj się za darmo i uzyskaj dostęp do wszystkich funkcji zarządzania fakturami.